VAT is a repetitive tax – if a booking is wrong once, it is wrong every time. A regular health check is a great tool to catch errors before they become material.
Every year, Swiss VAT registered businesses have an obligation to perform a reconciliation of their filed VAT returns against their audited financial accounts. The purpose of this turnover reconciliation is essentially to identify any turnover that may not have been captured in the filed VAT returns. There is also a requirement to reconcile input VAT booked on input VAT amounts, against the input VAT deducted in the VAT returns, to ensure that the right amount of input VAT has been claimed and deducted. Discrepancies between the two are not uncommon, since audited financial statements tend to contain a variety of bookings that are not VAT relevant i.e. not declared in the VAT returns. When such discrepancies are identified, the taxpayer has to document them and identify what has caused them.
In some instances differences are expected – for example, businesses with a limited right to input VAT recovery typically use the turnover and input VAT reconciliation to calculate the final input VAT deduction rate and the required corrections. It also happens however that unexpected differences are identified, with no plausible explanation. These can range from relatively minor differences in the revenues, to more substantial volumes. It is important to keep in mind that the burden of proof in identifying and explaining discrepancies between the financial statements and the VAT returns lies with the taxpayer. Should a taxpayer find that the annual revenues are higher than the turnover declared in the VAT return, there is a presumption that the gap is declared as an increase to the taxable turnover.
If the taxpayer finds that corrections need to be declared, either because of expected input VAT adjustments, or because of other, unexpected differences (e.g. over- or under-declaration of turnover), an annual adjustment return is to be filed, declaring these differences. The deadline for the annual adjustment return coincides with the deadline for the quarter that falls 180 days after the end of the taxpayer’s financial year. For businesses with a FY corresponding to the calendar year, this means that the deadline for the annual adjustment return is on August 31 of the following year. For FY2020, the corrective return would thus be due at the same time as the VAT return for Q2 2021, meaning on August 31, 2021.
Once the deadline for filing the annual adjustment return has passed, the Swiss Federal Tax Administration (SFTA) will presume that the taxpayer has undertaken a reconciliation, decided whether or not an adjustment return needed to be filed, and acted accordingly. This can be relevant in the event of a VAT audit, as a tax inspector could conclude that a taxpayer has not taken reasonable care to ensure that they are compliant, if no reconciliations have been prepared.
Given the nature of VAT as a transaction tax, where a single mistake could keep repeating itself in perpetuity, the reconciliation process and annual adjustment returns gives the taxpayers an excellent opportunity to get a regular sense-check of whether any VAT risks are being accumulated, or if any savings opportunities are being missed. The process around reconciliations and adjustment returns in Switzerland furthermore gives taxpayers a regular opportunity to disclose errors, without it seeming as an indication of shortcomings in the compliance process. It is thus an excellent time to carry out a high-level health check, to spot any issues before they become material.
Checks that could be undertaken in the course of a health check include, but are not limited to:
- Review of VAT rates and VAT codes in the ERP system
- If VAT coding is done on an account level, spot-checks to ensure that the accounts do not contain revenues subject to different VAT treatments,
- Review of VAT treatment of intercompany transactions, both domestic and cross-border
- Review of reverse chargeable transactions,
- Invoice checks (AP and AR transactions)
- Etc.
At EY, we regularly perform health checks for our clients, as well as providing support with the reconciliation work and annual adjustment returns. If you have any questions or would like to have a discussion around how we may be able to help you, please do not hesitate to reach out to Silke Hildebrandt-Stürmer, Kaisa Sparks, or your regular EY contact person for an initial discussion.
Version française
Il est temps de préparer votre réconciliation annuelle du chiffre d’affaires – pourquoi ne pas également procéder à un contrôle de conformité TVA ?
La TVA est une taxe répétitive – si une erreur de comptabilisation est réalisée une fois, elle l’est à chaque fois. Un contrôle de conformité est un outil excellent pour détecter les erreurs avant qu’elles ne deviennent matérielles.
Chaque année, les entreprises assujetties à la TVA suisse ont l’obligation de réconcilier les décomptes suisses de TVA avec leurs états financiers audités. Le but de cet exercice est essentiellement d’identifier du chiffre d’affaires qui n’aurait pas été déclaré dans les décomptes TVA trimestriels. La réconciliation annuelle inclut aussi un comparatif entre l’impôt préalable comptabilisé et l’impôt préalable reporté dans les décomptes TVA trimestriels afin de vérifier que le bon montant a bien été déclaré et déduit. Les écarts ne sont pas rares puisque les états financiers audités contiennent de nombreuses informations qui ne sont pas pertinentes d’un point de vue TVA, et qui ne sont ainsi pas déclarées dans les décomptes. Les écarts identifiés doivent être documentés et la raison de la non-déclaration doit être identifiée pour minimiser le risque d’erreurs futures.
Dans certains cas, ces différences sont attendues – par exemple, certaines entreprises avec un taux de récupération partielle de l’impôt préalable utilisent la réconciliation pour calculer le taux annuel de la correction de la déduction d’impôt préalable et la correction relative. Il arrive également que des différences imprévues soient identifiées sans explication plausible. Cela peut aller de différences mineures de chiffre d’affaires à des montants plus importants. Il est important de garder à l’esprit que la charge de cet exercice incluant les explications sur les différences identifiées incombe à l’assujetti. Si l’entreprise identifie un chiffre d’affaires effectif supérieur à celui déclarer dans ses décomptes TVA, il sera supposé que cette différence doive être déclarée en augmentation du chiffre d’affaires taxable.
Si l’assujetti identifie des corrections à déclarer, soit des corrections de chiffre d’affaires, soit d’impôt préalable (sous-déclaration ou sur-déclaration), il doit les corriger au plus tard dans un décompte annuel rectificatif, appelé décompte de concordance annuelle, établi pour la période pendant laquelle tombe le 180ème jour qui suit la fin de l’exercice considéré, et soumettre ce décompte 60 jours après la fin de la période de finalisation (i.e. soit 240 jours après la fin de l’exercice considéré). Pour une entreprise ayant son année fiscale correspondant à l’année civile, le décompte correctif de l’année fiscale 2020 doit donc être soumis au plus tard en même temps que le Q2/2021, soit le 30 aout 2021.
Une fois la date limite de soumission de décompte de concordance annuelle passée, l’Administration fédérale des contributions (AFC) considèrera que l’assujetti a effectué une réconciliation et a agi en conséquence si nécessaire, i.e. en soumettant un décompte de concordance. Si l’assujetti n’a pas soumis de décompte de concordance, l’AFC considère que la réconciliation effectuée n’a pas mis en évidence de différences.
Compte tenu de la nature de la TVA, taxe sur les transactions, où une seule erreur peut se répéter perpétuellement, l’exercice de réconciliation annuelle donne l’opportunité aux assujettis de faire un contrôle régulier pour déterminer si des erreurs TVA ont été accumulées ou si des opportunités d’économies ont été omises. Ainsi, l’exercice de réconciliation en Suisse permet aux assujettis de repérer et de corriger d’éventuelles erreurs pour les déclarations futures. De même, cet exercice peut être complété par un contrôle de conformité pour modifier d’éventuelles erreurs avant qu’elles ne deviennent matérielles.
Les contrôles, non-exhaustifs qui peuvent être effectués dans ce cadre sont :
- La revue des taux de TVA et des codes TVA dans le système ERP ;
- Si la codification TVA est effectuée au niveau des comptes, des vérifications ponctuelles pour s’assurer que les comptes ne contiennent pas de revenus soumis à des traitements TVA différents ;
- La revue des traitements TVA des transactions intragroupes, nationales et transfrontalières ;
- La revue des transactions soumises à l’impôt sur l’acquisition ;
- Des contrôles ponctuels de factures (clients et fournisseurs) ;
- Etc…
Chez EY, nous effectuons régulièrement des contrôles de conformité pour nos clients, de même que nous apportons l’aide nécessaire pour réaliser la réconciliation annuelle du chiffre d’affaires et de l’impôt préalable et si nécessaire pour préparer et soumettre le décompte de concordance annuelle. Si vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus sur comment EY peut vous aider, n’hésitez pas à contacter Silke Hildebrandt-Stürmer, Kaisa Sparks, Anne Schönmann ou votre contact EY habituel.
Deutsche Version
Es ist Zeit für die Umsatzabstimmung – wieso nicht auch gleich einen MWST Health Check durchführen?
Die Mehrwertsteuer ist wiederkehrend und birgt so die Gefahr, dass sich einmal manifestierte Fehler über die Zeit multiplizieren. Ein MWST Health-Check ist das geeignete Instrument, um Fehler aufzudecken, bevor sie materiell werden.
Unternehmen, die in der Schweiz mehrwertsteuerlich registriert sind, müssen einmal im Jahr die eingereichten MWST-Abrechnungen mit der revidierten Jahresrechnung abstimmen. Ziel dieser Umsatzabstimmung ist, allfällige Fehler in der MWST-Deklaration zu erkennen. Des Weiteren sind die Vorsteuerkonti mit den in den MWST-Abrechnungen deklarierten Vorsteuern abzugleichen, um zu verhindern, dass in der Steuerperiode zu viel bzw. zu wenig Vorsteuer in Abzug gebracht wird. Differenzen in der Umsatzabstimmung sind grundsätzlich die Regel, da die Jahresrechnung immer auch nicht Mehrwertsteuer relevante Buchungen erfasst, die konsequenterweise in den MWST-Abrechnungen nicht zu deklarieren sind. Werden solche Differenzen entdeckt, hat der Steuerpflichtige diese zu begründen und entsprechend zu dokumentieren.
Systemimmanente – und damit erklärbare – Differenzen ergeben sich z.B., wenn ein Unternehmen mit eingeschränktem Recht auf Vorsteuerabzug die Umsatz- und Vorsteuerabstimmung für die Berechnung der Vorsteuerquote und die erforderlichen Korrekturen verwendet. Es können aber auch Differenzen festgestellt werden, für die eine plausible Erklärung fehlt. Diese können von nicht materiellen Umsatzdifferenzen bis hin zu größeren Abweichungen reichen. Fest steht: die Beweislast, Differenzen zwischen dem revidierten Jahresabschluss und den MWST-Abrechnungen zu identifizieren und zu erklären, liegt beim Steuerpflichtigen. Übersteigt der Jahresumsatz der Erfolgsrechnung den in den MWST-Abrechnungen deklarierten Umsatz, ist davon auszugehen, dass die Differenz den steuerpflichtigen Umsatz erhöht.
Stellt der Steuerpflichtige fest, dass Korrekturen zu deklarieren sind, entweder aufgrund von erwarteten Vorsteuerkorrekturen oder aufgrund anderer, unerwarteter Differenzen (z. B. eine Über- oder Unterdeklaration von Umsätzen), ist eine Jahresberichtigungsabrechnung einzureichen, in welcher lediglich die Differenzen deklariert werden. Die Frist für die Jahresberichtigungsabrechnung fällt mit der Frist für die MWST-Abrechnung des Quartals zusammen, in das der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres des Steuerpflichtigen fällt. Für Unternehmen mit einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, bedeutet dies, dass die Jahresberichtigungsabrechnung spätestens bis 31. August des Folgejahres einzureichen ist. Für das Geschäftsjahr 2020 ist die Jahresberichtigungsabrechnung zeitgleich mit der MWST-Abrechnung für das 2. Quartal 2021 fällig, also am 31. August 2021.
Nach Ablauf dieser Frist geht die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) davon aus, dass der Steuerpflichtige eine Abstimmung vorgenommen und entschieden hat, ob eine Jahresberichtigungsabrechnung eingereicht werden muss. Wurden Differenzen festgestellt, unterstellt die ESTV ferner, dass der Steuerpflichtige entsprechende Massnahmen ergriffen hat, um die zu Grunde liegenden Fehler in Zukunft zu verhindern. Bei fehlenden Abstimmungen muss sich der Steuerpflichtige im Rahmen einer Mehrwertsteuerprüfung vorhalten lassen, seiner Sorgfaltspflicht nicht hinreichend nachgekommen zu sein, um die Vollständigkeit seiner Deklarationen zu gewährleisten.
Die Mehrwertsteuer ist eine transaktionsbasierte Steuer, bei der sich einzelne Fehler insbesondere bei wiederkehrenden Transaktionen schnell wiederholen können. Der Abstimmungsprozess und die jährlichen Jahresabstimmungen bieten dem Steuerpflichtigen dabei eine ausgezeichnete Gelegenheit, regelmässig zu überprüfen, ob Mehrwertsteuerrisiken kumuliert oder Einsparungsmöglichkeiten verpasst werden. Der Prozess rund um die jährlichen Abstimmungen und Jahresberichtigungsabrechnungen gibt dem Steuerpflichtigen zudem regelmäßig eine Gelegenheit, Fehler aufzudecken, ohne dass dies als Hinweis auf Mängel im Compliance-Prozess erscheint. Es ist also ein hervorragender Zeitpunkt, einen Health-Check durchzuführen, um etwaige Probleme zu erkennen, bevor sie materiell werden.
Zu den Prüfungshandlungen, die im Rahmen eines Health-Checks durchgeführt werden können, gehören unter anderem:
- Überprüfung der MwSt.-Sätze und MwSt.-Codes im ERP-System
- Wenn die MwSt.-Codierung auf Kontoebene erfolgt, stichprobenartige Prüfung, um sicherzustellen, dass die Konten keine Umsätze enthalten, die einer abweichenden MwSt.-Behandlung unterliegen
- Überprüfung der mehrwertsteuerlichen Behandlung von konzerninternen Transaktionen, sowohl im Inland als auch grenzüberschreitend
- Überprüfung von der Bezugsteuer unterliegenden Transaktionen
- Überprüfung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen
- Etc.
Wir führen regelmäßig Health Checks für unsere Kunden durch und unterstützen Sie gerne bei den Abstimmungsarbeiten und den jährlichen Berichtigungsabrechnungen. Wenn Sie Fragen haben oder besprechen möchten, wie wir Ihnen helfen können, zögern Sie bitte nicht, Silke Hildebrandt-Stürmer, Kaisa Sparks oder Ihre Ansprechperson innerhalb von EY zu kontaktieren.
